Opis stanowiska pracy
Ministerstwo Edukacji Narodowej w Warszawie Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
asystent do spraw obsługi asystencko-sekretarskiej w Wydziale Obsługi Kierownictwa, Biuro Ministra 00-918 Warszawa al. Szucha 25
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: - Zapewnia organizację i obsługę spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa poprzez m.in.: prowadzenie terminarza, obsługę gości, przygotowanie materiałów, czy rezerwację sal, oraz koordynuje udział członka kierownictwa ministerstwa w posiedzeniach, konferencjach i innych spotkaniach.
- Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały. Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, aktualizuje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje członek Kierownictwa Ministerstwa (oraz dba o estetykę pomieszczeń).
- Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka kierownictwa ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, przedkłada korespondencję do dekretacji członka Kierownictwa Ministerstwa, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość, udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka Kierownictwa Ministerstwa.
- Koordynuje proces przedkładania do podpisu lub akceptacji członka Kierownictwa Ministerstwa pism wychodzących, notatek i innych materiałów, przygotowanych przez komórki organizacyjne ministerstwa, w tym dokonuje ich weryfikacji pod względem formalno-językowym.
- Przekazuje polecenia i ustalenia członka Kierownictwa Ministerstwa kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikom i w zależności od dyspozycji monitoruje ich realizację oraz kontroluje terminowość, a także zarządza innymi informacjami zgodnie przyjętymi procedurami.
- Monitoruje prace Rady Ministrów i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka Kierownictwa Ministerstwa we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi.
- Prowadzi sprawy związane z podróżami służbowymi członka Kierownictwa Ministerstwa.
- Zgłasza do Rejestru Korzyści Państwowej Komisji Wyborczej korzyści uzyskane przez członka Kierownictwa Ministerstwa.
Warunki pracy Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji,
np. obywatele, przedsiębiorstwa)
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.
Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie Ministerstwa: https://www.gov.pl/web/edukacja/informacja-dla-osob-majacych-trudnosci-w-poruszaniu-sie
Inne informacje: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Zachęcamy do zapoznania się z informacjami dla kandydatów zamieszczonymi na stronie BIP MEN w zakładce: Praca:https://www.gov.pl/web/edukacja/praca-w-men
Weryfikację wymagań formalnych przeprowadzimy na podstawie dokumentów i oświadczeń wymienionych w części „DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA NIEZBĘDNE”. Oferta spełnia wymagania formalne jeżeli została złożona w terminie wskazanym w ogłoszeniu i zawiera wszystkie wymagane dokumenty oraz wymagane oświadczenia (prawidłowo wypełnione i podpisane oraz opatrzone aktualną datą).
Kandydat, którego oferta nie spełnia wymagań formalnych nie może zostać zakwalifikowany do kolejnego etapu
naboru dlatego prosimy o staranne i rzetelne złożenie aplikacji.
Dokumenty wymienione w części „DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA DODATKOWE” nie są obowiązkowe, ale stanowią potwierdzenie spełniania wymagań dodatkowych.
Kandydaci aplikujący na ogłoszenia, które zawierają wymóg znajomości języka obcego, są zobowiązani do zawarcia w
oświadczeniu informacji dotyczących poziomu znajomości języka. Dla ułatwienia można skorzystać z opisu poziomów biegłości językowej wg skali przyjętej przez Radę Europy - Wzory oświadczeń do naboru https://www.gov.pl/web/edukacja/wzory-oswiadczen-do-naboru.
W przypadku kandydatów, którzy uzyskali wykształcenie wyższe w uczelni zagranicznej należy dołączyć kopię dyplomu ukończenia studiów wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz pisemną informację z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej o dyplomie wydanym przez zagraniczną uczelnię.
W przypadku dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe sporządzonych w języku obcym prosimy o załączenie tłumaczenia na język polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego.
Wszyscy kandydaci spełniający wymagania formalne zostaną powiadomieni za pomocą poczty elektronicznej, a w przypadku nieposiadania e-maila - telefonicznie o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru, terminie i miejscu jego przeprowadzenia oraz metodach i technikach naboru stosowanych na tym etapie. Prosimy zatem o regularne sprawdzanie skrzynki e-mailowej w tym tzw. SPAMU.
Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z niepełnosprawnościami, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną zniszczone komisyjnie.
Prosimy o przesyłanie aplikacji w sposób wskazany o ogłoszeniu (aplikacje wysyłane na adres e-mail pracownika wskazanego do kontaktu, innych pracowników lub IOD, nie będą rozpatrywane).
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy niezbędne wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
pozostałe wymagania niezbędne: - Znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
- Znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
- Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
- Organizacja pracy własnej i orientacja na osiąganie celów
- Rzetelność
- Komunikacja
- Znajomość zasad obsługi klienta i savoire-vivre’u
- Samodzielność i inicjatywa
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe - Ukończony kurs asystencko-sekretarski
- Podstawowa znajomość zagadnień objętych działem oświata i wychowanie
- Współpraca
- Znajomość dowolnego języka obcego innego niż język angielski na poziomie średniozaawansowanym (B1)
Dokumenty i oświadczenia niezbędne: - CV
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształceniaKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracyKopie dokumentów potwierdzających ukończenie kursu asystencko-sekretarskiegoKopie dokumentów lub oświadczenie potwierdzające znajomość języka obcego innego niż język angielski na poziomie średniozaawansowanym (B1)Dokumenty należy złożyć do: 2024-11-07
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Edukacji Narodowej
Biuro Dyrektora Generalnego
Al. Szucha 25
00-918 Warszawa
(KONIECZNIE z dopiskiem na kopercie "ogłoszenie - asystent BM/WOK/A/6")
Polecamy aplikowanie przez ePUAP (elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej)
lub na adres: nabory_edukacja@men.gov.pl
