Jako Koordynator/ka Biura, będziesz kluczową postacią odpowiedzialną za zapewnienie płynności operacyjnej organizacji. Twoje zadania obejmują szeroki wachlarz obowiązków administracyjnych, koordynację działań biurowych oraz zarządzanie procesami wsparcia codziennej pracy Prezesa Zarządu. Twoje decyzje i działania będą miały bezpośredni wpływ na efektywność operacyjną organizacji, w tym na usprawnienie przepływu informacji, zarządzanie relacjami z partnerami oraz optymalizację procesów w zespole.
Zadania:
Zarządzanie biurem i przestrzenią roboczą: Codzienne zapewnianie sprawności operacyjnej biura, w tym koordynowanie działań administracyjnych oraz nadzorowanie kwestii związanych z logistyką i organizacją przestrzeni biurowej. Będziesz odpowiedzialny/a za wdrożenie zmian w strukturze biura, obejmujących zarówno aspekty infrastrukturalne, jak i administracyjne, w tym zarządzanie dostawcami oraz organizowanie remontów i modernizacji biura.
Wsparcie Prezesa Zarządu: Zarządzanie kalendarzem spotkań, organizacja podróży służbowych, przygotowywanie dokumentów oraz raportów. Będziesz pełnił/a rolę zaufanego wsparcia w podejmowaniu decyzji strategicznych, dbając o to, by każdy dzień pracy Prezesa był jak najbardziej efektywnie zaplanowany i zorganizowany.
Koordynacja komunikacji wewnętrznej: Utrzymywanie sprawnego przepływu informacji w organizacji. Koordynowanie spotkań, organizowanie sesji roboczych oraz dbanie o terminowość obiegu dokumentów i informacji w firmie. Twoja rola w zapewnianiu transparentności komunikacyjnej będzie kluczowa, szczególnie w dynamicznych zmianach organizacyjnych.
Zarządzanie zmianą i projektami: Aktywne zarządzanie projektami związanymi z rozwojem biura, optymalizacją procesów administracyjnych oraz wdrażaniem nowych rozwiązań organizacyjnych. Umiejętność zarządzania zmianą w środowisku o dużej dynamice pracy, z zachowaniem efektywności i wysokiej jakości procesów wewnętrznych, będzie jednym z kluczowych obszarów odpowiedzialności.
Zarządzanie dokumentacją i raportowanie: Odpowiedzialność za organizowanie dokumentacji, zarządzanie jej obiegiem i archiwizowaniem. Przygotowywanie raportów i zestawień na potrzeby zarządu oraz innych działów, z dbałością o precyzję i terminowość.
Koordynowanie działań administracyjnych: Zapewnienie sprawnej obsługi administracyjnej organizacji, w tym nadzorowanie zamówień, koordynowanie działań związanych z administracją biurową oraz zapewnianie terminowości realizacji zadań operacyjnych. Będziesz odpowiedzialny/a za organizację wszelkich działań, które wspierają codzienne funkcjonowanie firmy i jej zespołów.
Wymagania:
Ugruntowane doświadczenie zawodowe na stanowiskach administracyjnych lub asystenckich, w tym preferowane doświadczenie w zarządzaniu biurem, projektami biurowymi oraz w obszarze organizacji przestrzeni pracy.
Dojrzałość biznesowa oraz umiejętność podejmowania decyzji w trudnych, wymagających sytuacjach. Potrzebujemy osoby, która potrafi działać z determinacją i skutecznością w obliczu wyzwań.
Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie, umożliwiająca swobodną komunikację z partnerami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Doskonałe umiejętności organizacyjne, pozwalające na efektywne zarządzanie czasem, zadaniami oraz zmieniającymi się priorytetami.
Umiejętność wpływania na organizację i zarządzanie zmianą, zarówno w kontekście procesów operacyjnych, jak i przestrzeni biurowej.
Umiejętność budowania pozytywnych relacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z zewnętrznymi partnerami, przy zachowaniu profesjonalizmu i elastyczności.
Oferujemy:
Pracę w rozwijającej się organizacji, gdzie Twoje działania będą miały realny wpływ na efektywność codziennego funkcjonowania firmy.
Możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania doświadczenia w szerokim zakresie obszarów administracyjnych i koordynacyjnych.
Balansie między życiem zawodowym a prywatnym.
