SPECJALISTA DS. SEKRETARIATU I ARCHIWUM

Opis stanowiska pracy

Numer oferty: StPr/24/1236

Obowiązki:

1) prowadzenie bieżącej obsługi korespondencji oraz organizowanie właściwego obiegu dokumentów, przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji, nadawanie numerów zgodnie z instrukcją kancelaryjną, pośredniczenie w kontaktach dyrektora z pracownikami, interesantami. Rzetelne i terminowe przekazywanie informacji służbowych,
2) prowadzenie księgi uczniów,
3) wykonywanie wszelkich czynności związane z ruchem uczniów (przyjęcia, przeniesienia),
4) wydawanie legitymacji uczniowskich, sporządzanie odpisów arkuszy ocen, wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki, prowadzenie rejestru zaświadczeń oraz wydanych legitymacji,
5) sporządzanie sprawozdań z prowadzonych przez siebie spraw,
6) prowadzenie rejestru zarządzeń,
7) sporządzanie duplikatów i odpisów świadectw promocyjnych, ukończenia szkoły
oraz dojrzałości,
8) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania w zakresie druków szkolnych,
9) prowadzenie archiwum:
- współpraca z komórkami organizacyjnymi w szkole w zakresie opieki
nad dokumentacją, przygotowanie do przekazania do archiwum zakładowego,
- przygotowanie właściwej dokumentacji,
- przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie
jej pełnej ewidencji,
- udostępnianie potrzebnej dokumentacji,
- przygotowanie od przekazania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego,
- brakowanie dokumentacji zgodnie z przepisami o archiwizacji.
10) właściwe przechowywanie i korzystanie z pieczęci,
11) gromadzenie uchwał i zarządzeń organu prowadzącego,
12) organizacja zebrań, konferencji oraz spotkań służbowych przełożonego,
13) prowadzenie terminarza spotkań oraz organizacja wyjazdów służbowych przełożonego,
14) przygotowywanie dokumentów i materiałów dla dyrektora,
15) współtworzenie i obsługa projektów unijnych,
16) odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów,
17) dbałość o porządek w sekretariacie i gabinecie dyrektora.
18) doskonalenie metod pracy,
19) przestrzeganie tajemnicy służbowej oraz ustawy o ochronie danych osobowych,
20) wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora szkoły.

Godziny pracy 7-15

Wymagania:

Wymagania konieczne:

Umiejętności i uprawnienia:

• **Obsługa komputera

Wykształcenie:

• średnie ogólnokształcące

Zawód:

• Sekretarka (wymagany staż - lata: 1)

Pozostałe wymagania:

• WYMAGANIA NIEZBĘDNE1) wykształcenie średnie lub wyższe umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku oraz 5-letni staż pracy;2) obywatelstwo polskie,3) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,4) osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;5) stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na tym stanowisku,6) posiadanie kwalifikacji zawodowych, jakie są wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku,7) cieszy się nieposzlakowaną opinią,8) doświadczenie na podobnym stanowisku min. 1 rok;9) znajomość przepisów prawa oświatowego; kodeksu pracy, ustawy o pracownikach samorządowych; ustawy o archiwizacji dokumentów;10) dobra znajomość obsługi komputera, programów informatycznych m.in. Microsoft Word, Excel, Power Point oraz urządzeń biurowych.WYMAGANIA DODATKOWE1) umiejętność redagowania aktów prawnych, pism i szybkiego pisania na klawiaturze,2) umiejętność organizacji i planowania pracy,3) znajomość aktualnych zarządzeń i przepisów kancelaryjno-archiwalnych,4) umiejętność prowadzenia poczty i bazy danych,5) odpowiedzialność i samodzielność,6) dyspozycyjność i terminowość,7) komunikatywność i wysoka kultura osobista,8) umiejętność pracy w zespole,9) umiejętności analityczne i interpersonalne,10) umiejętność nawiązywania kontaktów i współpracy z instytucjami zewnętrznymi, umiejętność stosowania odpowiednich przepisów.

Miejsce pracy: Bałtycka 37A, 10-950 Olsztyn, powiat: m. Olsztyn, woj: warmińsko-mazurskie

Rodzaj umowy: Umowa o pracę w zastępstwie

Staż pracy: lata: 5

Wymagane dokumenty: Prosimy o składanie ofert pracy dopiero po zapoznaniu się dokumentami ogłoszenia konkursu na stronie http://zseitolsztyn.hiposwiata.pl/wiadomosci/2/lista/komunikatyWymagane dokumenty: l) list motywacyjny;2) Curriculum Vitae;3) dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje i umiejętności, świadectwa pracy, ukończone kursy i szkolenia (mile widziane opinie z poprzednich miejsc pracy); 4) oświadczenia o spełnianiu wymagań zawartych w punkcie III. ustępy 2-5.5) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby postępowania związanego z procesem rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późniejszymi zmianami).KAŻDY ZE SKŁADANYCH DOKUMENTÓW MUSI BYĆ OPATRZONY WŁASNORĘCZNYM PODPISEM

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Kliknij przycisk Aplikuj, aby poznać szczegóły oferty

Prezentacja firmy

źródło oferty: CBOP

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

23/09/2024

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Umowa na zastępstwo

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

Bez doświadczenia

Min. wykształcenie:

Bez wykształcenia

Branża / kategoria:

Praca Administracja biurowa, Praca Administracja / Sekretariat, Praca Biuro / Dokumentacja