Opis stanowiska pracy
Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
specjalista do spraw obsługi kancelaryjnej i archiwalnej w Wydziale do spraw Zarządzania Delegaturą Urzędu w Elblągu 10-575 Olsztyn Al. Marsz. J. Piłsudskiego 7/9
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: - przyjmuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną od komórek organizacyjnych Urzędu w celu jej zaewidencjonowania, przechowywania i udostępniania, sporządza ewidencję zasobu archiwum i oznacza ją w celu ułatwienia dostępu do niej
- udostępnia dokumentację pracownikom Urzędu i klientom zewnętrznym w celach służbowych i naukowych, przygotowuje projekty pism w celu odpowiedzi na zapytania dotyczące przechowywanych akt, udziela informacji klientom zewnętrznym
- rejestruje dokumenty papierowe w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją (EZD) w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów
- przyjmuje i rozdziela korespondencję/przesyłki wpływające z placówki pocztowej lub bezpośrednio od składającego i wpisuje korespondencję/przesyłki przyjmowaną i wychodzącą do rejestrów ewidencji w celu zapewnienia obiegu dokumentów
- przygotowuje do wysłania korespondencję/przesyłki w dniu jej przekazania lub w dniu wskazanym przez nadawcę stosownie do procedury ustalonej przez placówkę pocztową i przekazuje do wysłania w celu zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji
- przegląda dokumentację w celu wydzielenia kategorii A i B, opracowuje i przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego, dokumentację niearchiwalną przekazuje na makulaturę
- zabezpiecza dokumentację w celu jej ochrony przed czynnikami szkodliwymi, zabezpiecza archiwum w celu ochrony dokumentacji przed włamaniem, zalaniem, pożarem
- obsługuje skład chronologiczny (przyjmuje, porządkuje, wypożycza, monitoruje zwrot, przekazuje do archiwum zakładowego) w celu realizacji procedur zawartych w jrwa
Warunki pracy - praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu,
- kontakt z klientem zewnętrznym,
- narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie),
Inne informacje: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa
- stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej
· Do składania ofert zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania zawarte w ogłoszeniu;
· Oświadczenia kandydatów o treści innej niż wskazana w ogłoszeniu o naborze uznawane będą za nieprawidłowe, a tym samym aplikacje nie będą spełniać wymagań formalnych
· Oświadczenia i list motywacyjny muszą być podpisanie własnoręcznie
· Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia
· Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego
· Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy
· Lista kandydatów spełniających wymagania formalne oraz informacje na temat terminu i miejsca naboru dostępne będą na stronie https://www.gov.pl/web/uw-warminsko-mazurski/praca-w-urzedzie oraz na tablicy ogłoszeń w holu głównym W-M UW w Olsztynie w ciągu 30 dni od upływu terminu składania ofert;
· Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego). Niekompletne dokumenty nie zostaną zakwalifikowane do dalszego etapu;
· Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane, po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną zniszczone;
· Wzór oświadczeń dostępny jest na stronie: https://www.gov.pl/web/uw-warminsko-mazurski/praca-w-urzedzie
· Przewidywane wynagrodzenie zasadnicze na tym stanowisku to ok. 4 870 zł brutto.
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy niezbędne wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
co najmniej do 1 roku w archiwizacji dokumentacji
pozostałe wymagania niezbędne: - Znajomość ustawy o służbie cywilnej
- znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
- znajomość struktury organizacyjnej Urzędu
- wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, biegła obsługa komputera
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe - kurs archiwistów I i II stopnia
Dokumenty i oświadczenia niezbędne: - CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
- Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydat nie pracował, nie pełnił służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (nie dotyczy kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później).
- Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
- W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształceniaKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracykopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań dodatkowych w zakresie przeszkoleniaDokumenty należy złożyć do: 2024-09-30
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
W wersji papierowej
Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie
Al. Marsz. J. Piłsudskiego 7/9
10-575 Olsztyn
z dopiskiem "ogłoszenie nr (właściwy dla danego ogłoszenia oraz miejsce pracy)" na liście motywacyjnym
